Gửi hàng quốc tế mở ra cơ hội lớn cho doanh nghiệp vươn ra thị trường toàn cầu nhưng cũng tiềm ẩn nhiều chi phí phát sinh. Một yếu tố không thể bỏ qua là trọng lượng tính cước, yếu tố quyết định trực tiếp đến chi phí vận chuyển. Chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ cách tính này để tối ưu hóa ngân sách và tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo quá trình giao thương quốc tế diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Hiểu rõ cách tính trọng lượng tính cước

Khi làm việc với dịch vụ chuyển phát quốc tế hay bất kỳ dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế nào, yếu tố quyết định chi phí vận chuyển hàng hóa không chỉ là khối lượng thực tế của lô hàng. Trong thực tế, các hãng vận chuyển thường áp dụng hai phương pháp để xác định “trọng lượng tính cước”: trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích. Hiểu rõ cách tính toán cũng như áp dụng hợp lý giữa hai khái niệm này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh phát sinh những khoản phí không đáng có.

Trọng lượng thực tế là số cân nặng mà bạn đo được khi cân kiện hàng. Đây là con số đơn giản: bạn đặt thùng hàng lên cân, ghi nhận số kg (hoặc lbs). Tuy nhiên, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế không chỉ dựa vào số liệu này để tính phí. Nếu kiện hàng nhẹ nhưng kích thước lớn, nó sẽ chiếm nhiều diện tích khoang máy bay hoặc xe tải vận chuyển, gây ảnh hưởng đến chi phí logistics chung của nhà cung cấp dịch vụ.

Đó là lúc trọng lượng thể tích (Volumetric Weight) xuất hiện. Trọng lượng thể tích được tính dựa trên kích thước kiện hàng bằng công thức chuẩn: (Dài x Rộng x Cao) / Hệ số quy đổi. Đối với vận chuyển hàng không quốc tế, hệ số điển hình là 5000 (đơn vị tính mm), hoặc 6000. Ví dụ, một kiện hàng có kích thước 60cm x 40cm x 50cm, ta đổi ra mm là 600 x 400 x 500 = 120,000,000 mm³. Chia cho 5000, bạn sẽ được 24kg trọng lượng thể tích. Sau đó, hãng vận chuyển sẽ so sánh giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích – số lớn hơn sẽ là “trọng lượng tính cước” quyết định chi phí cuối cùng.

Với dịch vụ chuyển phát đi Mỹ và nhiều tuyến quốc tế khác, việc xác định đúng loại trọng lượng là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng loại hàng hóa mình gửi: Nếu hàng nặng, kích thước nhỏ gọn, thường bị tính tiền theo trọng lượng thực. Ngược lại, các mặt hàng nhẹ nhưng cồng kềnh (bánh kẹo, quần áo, vật liệu đóng gói…) lại phải chịu phí theo trọng lượng thể tích dù khối lượng thực tế rất nhẹ. Nếu không cân nhắc điều này, bạn có thể bị “đội phí” lên nhiều lần so với dự toán.

Để lựa chọn trọng lượng có lợi nhất, doanh nghiệp nên đo đạc, tính toán và sử dụng công cụ “so sánh” giữa hai phương pháp trước khi chốt đơn vận chuyển. Điều này giúp bạn chủ động kiểm soát ngân sách, xây dựng kế hoạch đóng gói hàng hóa thông minh; ví dụ, chọn thùng vừa vặn nhất, giảm kích thước không cần thiết, hạn chế sử dụng vật liệu độn cồng kềnh. Tham khảo bảng giá chi tiết của các hãng vận chuyển tại đây để dự liệu chi phí hợp lý trước khi gửi hàng quốc tế.

Trong bối cảnh cạnh tranh và chi phí logistics ngày càng gia tăng, việc nắm rõ những nguyên tắc tính toán trọng lượng là lợi thế lớn dành cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Chủ động tối ưu từ khâu đóng gói đến lựa chọn dịch vụ chuyển phát nhanh đi Nhật, Mỹ, EU… giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tránh các khoản phí phát sinh ngoài kiểm soát từ đối tác vận chuyển.

Chiến lược tối ưu và các lỗi cần tránh

Trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế, việc tối ưu hóa chi phí gửi hàng không chỉ dừng lại ở việc hiểu đúng cách tính trọng lượng tính cước mà còn nằm ở chiến lược đặt trọng lượng một cách khôn ngoan. Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua các yếu tố nhỏ nhưng lại dẫn đến việc phát sinh chi phí không đáng có khi sử dụng dịch vụ chuyển phát quốc tế.

Đầu tiên, cần xây dựng quy trình kiểm tra trọng lượng và kích thước hàng hóa trước khi gửi để hạn chế việc tính nhầm hoặc khai thiếu. Sử dụng thước đo kích thước chuẩn quốc tế và cân hàng hóa bằng thiết bị có độ chính xác cao sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng trọng lượng tính cước hoặc trọng lượng thể tích. Nên nhớ rằng với nhiều dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, trọng lượng dùng để tính phí thường là số lớn hơn giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích. Vì vậy, lựa chọn vật liệu đóng gói nhẹ, giảm thiểu không gian trống trong kiện hàng, và loại bỏ vật liệu đóng gói không cần thiết sẽ trực tiếp giúp giảm chi phí.

Một lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là không đối chiếu giữa các loại hình gói vận chuyển quốc tế khác nhau. Sự lựa chọn tùy tiện giữa dịch vụ chuyển phát tiết kiệm và chuyển phát nhanh không những không tối ưu hóa tiết kiệm mà còn ảnh hưởng tới thời gian giao hàng. Việc phân tích nhu cầu thực tế của từng lô hàng, dự đoán thời gian giao nhận mong muốn, cân nhắc các ràng buộc về ngân sách, và kiểm tra các điều khoản về trách nhiệm, bảo hiểm là cực kỳ quan trọng để chọn được dịch vụ chuyển phát đi Mỹ hoặc đi quốc gia khác phù hợp nhất.

Một chiến lược nên áp dụng là so sánh chi phí giữa các hình thức vận chuyển cùng lộ trình nhưng khác lựa chọn đóng gói. Nên thử đóng gói mẫu và cân thử để xác định cấu trúc đóng gói nào giúp hạ thấp trọng lượng hoặc kích thước thể tích. Đối với các chuyến hàng thường xuyên, nhà gửi có thể thương thảo hợp đồng tổng thể với đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế để nhận ưu đãi về giá dựa trên tổng khối lượng vận chuyển hàng tháng. Đây là giải pháp lâu dài giúp hạ thấp giá cước trung bình theo thời gian.

Không thể bỏ qua việc quên cập nhật biểu phí và các quy định của các hãng vận chuyển. Sự thay đổi bất ngờ về hệ số chuyển đổi trọng lượng thể tích, hoặc các loại phụ phí ẩn cho gói cồng kềnh, hàng dễ hư hỏng sẽ gây thiệt hại lớn nếu doanh nghiệp không kiểm soát thường xuyên. Để hạn chế sai sót, cần xây dựng hồ sơ kiểm tra chi tiết cho từng mã hàng gửi đi quốc tế, đồng thời đào tạo đội ngũ nhân sự về kiến thức đóng gói, khai báo và lựa chọn kênh vận chuyển.

Việc đánh giá kỹ các điều kiện của đối tác dịch vụ chuyển phát quốc tế trước khi ký kết hợp đồng cũng là yếu tố giúp tránh bẫy chi phí tiềm ẩn. Nếu doanh nghiệp mới bước vào lĩnh vực này, nên tham khảo thêm các nguyên tắc quản lý vận chuyển tại bài viết tổng hợp về chuyển phát nhanh quốc tế để tránh những sơ suất không đáng có trong quá trình vận hành.

Tóm lại, thiết lập một quy trình tối ưu từ khâu đo lường, đóng gói cho đến lựa chọn dịch vụ vận chuyển, đồng thời chủ động nhận diện và phòng ngừa lỗi thường gặp sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và nâng cao hiệu quả khi sử dụng các dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế hoặc các gói vận chuyển hàng hóa đi Mỹ.

Final words

Việc hiểu rõ cách tính và tối ưu hóa trọng lượng khi gửi hàng quốc tế là bước then chốt trong chiến lược tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Không chỉ giúp tránh những phí không đáng có, nó còn mở ra cơ hội cải thiện quy trình vận chuyển, nâng cao hiệu quả hoạt động. Hãy áp dụng kiến thức này để tối ưu hóa nguồn lực và tạo bước đột phá trên thị trường quốc tế.

LOG.COM.VN – Đối tác vận chuyển quốc tế tin cậy cho doanh nghiệp của bạn! Chúng tôi kết hợp với các nền tảng công nghệ tự động hóa tiên tiến như AI và n8n từ đối tác để tối ưu hóa quy trình vận chuyển, rút ngắn thời gian giao hàng và nâng cao hiệu quả vận hành. LOG.COM.VN cam kết mang đến dịch vụ vận chuyển nhanh chóng, an toàn và linh hoạt nhất cho hành trình bứt phá của bạn trong lĩnh vực logistics! 🚀

Learn more: [Call us +84908620962](Call us +84908620962)

About us

LOG.COM.VN – Đơn vị vận chuyển quốc tế uy tín, đồng hành cùng doanh nghiệp Việt vươn ra thế giới. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, giúp tối ưu quy trình giao nhận hàng hóa cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm thực tiễn và mạng lưới đối tác rộng khắp, LOG.COM.VN cam kết rút ngắn thời gian giao hàng, đảm bảo chất lượng vận chuyển, hỗ trợ doanh nghiệp giảm thiểu chi phí và mở rộng thị trường toàn cầu. Chúng tôi tập trung vào vận hành thực tế, đồng hành cùng doanh nghiệp trên từng hành trình giao thương quốc tế. Liên hệ ngay với LOG.COM.VN để tăng tốc hoạt động logistics của bạn! 🚀